Scenario Workshop EASW

Come trovare soluzioni condivise tra i cittadini, tecnici, politici e vari portatori di interesse rispetto al futuro del proprio ambiente?

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E’ possibile orientare gruppi di persone con orientamenti ed interessi differenti in modo che trovino soluzioni di mutua soddisfazione e realmente praticabili?

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Lo Scenario Workshop  è un metodo che consente di trovare un accordo tra gruppi di diversi portatori di interessi e di trovare soluzioni condivise per il futuro prossimo venturo

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L’European Awareness Scenario Workshop (EASW) è, in origine, un metodo finalizzato alla ricerca di un accordo fra i diversi gruppi di portatori di interessi (stakeholders) che agiscono in un ambito locale con l’obiettivo di giungere ad una definizione consensuale di città sostenibile. Più in generale si tratta di uno strumento per la gestione di workshop utile a promuovere il dibattito e la partecipazione sociale, ad approfondire i bisogni e a trovare soluzioni condivise.

Il campo d’applicazione del metodo, nato in Danimarca,  è quello dello sviluppo sostenibile, dell’urbanistica partecipata, ma, in seguito, il metodo è stato utilizzato in ambiti diversi, sviluppo locale, attivazione di percorsi di cambiamento organizzativo e innovazione e ricerca.

Quando usarlo?

L’EASW si è rivelato particolarmente adatta a:

• incoraggiare il dialogo e la partecipazione delle diverse componenti della società;
  creare una relazione equilibrata tra ambiente, tecnologia e società;
• consentire uno sviluppo sostenibile nel rispetto dei bisogni e delle aspirazioni dei membri di una comunità locale;
• sviluppare una visione condivisa sul futuro della propria comunità e proporre idee su come realizzarla, rispondendo alle seguenti domande fondamentali: come è possibile risolvere i problemi identificati? Si dovrà puntare più sulla tecnologia o su soluzioni organizzative? Chi è principalmente responsabile della loro soluzione? Le autorità locali, i cittadini o entrambi?

Dunque il metodo fa ragionare sul ruolo che, da un lato, la tecnologia e dall’altro i diversi sistemi di organizzazione sociale (volontariato, servizi pubblici, ecc.) possono giocare nel rendere i modelli di sviluppo più attenti ai bisogni delle generazioni future. Lo fa in modo semplice ed intuitivo, perché ha come obiettivo fondamentale proprio il far confrontare la gente su temi che, almeno tendenzialmente, sono distanti dal quotidiano. I partecipanti coinvolti possono essere pensati come esperti, in quanto, operando a livello locale, conoscono le opportunità di cambiamento ed i loro limiti e
possono promuovere il cambiamento modificando i propri modelli comportamentali.

Come funziona in sintesi?

EASW stimola la partecipazione poiché consente ai partecipante di scambiarsi informazione, discutere i temi e i processi che governano lo sviluppo locale e il suo impatto sull’ambiente naturale e sociale stimolando; durante queste conversazioni viene esaltata la capacità di identificar e pianificare soluzioni concrete ai problemi esistenti proprio valorizzando la pluralità dei punti di vista L’EASW è articolato intorno a due attività principali: lo sviluppo di visioni e la proposta di idee.

Nella prima fase, dopo la necessaria presentazione, i partecipanti lavorano in 4 gruppi di interesse in funzione della appartenenza a specifiche categorie. I partecipanti si dividono in quattro gruppi (cittadini, esperti tecnici, settore privato e settore pubblico): ognuno di questi gruppi elabora autonomamente una visione di come vorrebbe che fosse il proprio ambiente (un comune, un territorio) nell’anno 2020. Ultimato questo lavoro, in sessione plenaria, ciascun gruppo presenta poi cinque elementi chiave della sua visione del futuro. Segue una discussione sulle similitudini e le differenze tra le quattro visioni. I diversi aspetti delle quattro visioni vengono quindi riuniti per creare una visione comune per la comunità. La visione emersa al termine di questa sessione di lavoro, perfezionata dal facilitatore e dai capigruppo in una piccola riunione (petit comitè) al termine di questo primo insieme di attività, sarà alla base di quella successiva della proposta di idee.

La seconda fase successiva è la generazione di idee: i partecipanti vengono divisi in altri quattro gruppi (di composizione mista questa volta), ciascuno incaricato di un tema specifico. I temi differiscono a seconda dell’argomento del workshop. I gruppi tematici discutono le azioni, le politiche e le misure da adottare per trasformare in realtà la loro visione comune. Ciascun membro del gruppo riflette su come si potrebbero realizzare i miglioramenti e chi sarà responsabile della loro attuazione. Anche in questo secondo insieme di attività la discussione dovrà essere guidata, con l’ausilio di una serie di tecniche, per far formulare a ciascun gruppo idee concrete che propongano come realizzare la visione comune e chi dovrà assumersi la responsabilità della loro realizzazione rispetto al tema assegnato. Ogni gruppo potrà formulare un numero limitato di idee (di solito 5).

In una sessione plenaria finale, ciascun gruppo tematico presenta le sue cinque proposte di cambiamento. nella versione più ortodossa dell’EASW ciascun partecipante dispone di cinque voti da assegnare a una o più proposte. In tal modo, il gruppo seleziona le cinque azioni prioritarie complessive. In alcuni workshop, il gruppo elabora in questa fase il proprio piano d’azione o tiene una conferenza stampa per portare a conoscenza del pubblico i temi trattati. In altri invece raccoglie idee per azioni future.

Partecipanti e moderatore

Il workshop riunisce decisori politici, imprenditori, cittadini ed esperti di tecnologie, e risulta maggiormente efficace se vi partecipano uomini e donne, vecchi e giovani. La sua impostazione informale rende possibile un vero dialogo, da cui emerge la comprensione reciproca mentre si attenuano gli stereotipi d’antagonismo. Moderatori debitamente formati nella conduzione di workshop accompagnano i partecipanti lungo tutto il processo.

Ad un EASW partecipano 24-28 persone selezionate secondo la propria provenienza (città, quartiere, azienda, patto territoriale, sesso, ecc.). I partecipanti devono essere rappresentativi della realtà in cui operano. Generalmente vengono scelti tra quattro diversi gruppi sociali (gruppi di interesse): cittadini, esperti di tecnologia, amministratori pubblici, rappresentanti del settore privato.

Il facilitatore ha dei compiti piuttosto precisi: presentare i lavori, gestire le fasi, presentare le varie visioni e coordinare il lavoro in plenaria e la votazione finale con le conclusioni.

Luogo e tempi

Il programma originale durava due giorni; attualmente e frequentemente la durata dei seminari è di 1 giorno o anche meno per certe specifiche situazioni; programmi più brevi hanno il vantaggio di incoraggiare la piena partecipazione dei membri più indaffarati ed autorevoli della comunità, per i quali partecipare ad un workshop di due giorni sarebbe una difficoltà.

L’EASW si può svolgere in un ambiente ampio nel quale sia possibile svolgere riunioni in plenaria e garantire al contempo il lavoro in gruppi più piccoli.

Raccolta e trattamento dei dati

 I workshop che hanno l’impatto maggiore sono solitamente quelli che coinvolgono anche personalità politiche di rilievo, in grado di dare un seguito alle iniziative. La presenza di soggetti che possono avere visioni molto diversi obbliga il facilitatore ad un lavoro di mediazione particolarmente impegnativo, Questo sforzo riguarda anche le modalità indispensabili per gestire le informazioni emergenti; si tratta in gran parte di informazioni qualitative, rappresentabili in forma grafica e testuale e di poche informazioni quantitative derivante dal voto attraverso il quale vengono scelte a fine seminario le opzioni prioritarie. Tutto il materiale dovrà essere elaborato in tempo reale per arrivare a delle conclusioni credibili e successivamente organizzato in un rapporto di ricerca conclusivo.

 Criteri di qualità di un EASW

Scopo di un EASW   è quello di produrre  una visione condivisa per lo sviluppo di un territorio, di una comunità o di un organizzazione. Per valutare la qualità del processo e delle informazioni raccolte possono essere intraprese diverse azioni tese a verificare:

• l’accuratezza con cui sono state presentate le regole del gioco;
• l’accoglienza e l’adeguatezza degli spazi di lavoro;
• la buona composizione dei partecipanti e dei gruppi di lavoro;
• il rispetto delle regole durante la sessione di lavoro;
• la partecipazione e la motivazione dei soggetti;
• l’accuratezza del lavoro di pulitura e di ordinamento delle idee emerse e la loro sintesi in visioni condivise;
• la competenza e la leadership del facilitatore/moderatore;
• la comprensibilità e la chiarezza del rapporto conclusivo;
• la soddisfazione dei partecipanti.

Il rispetto di tali criteri è finalizzato a garantire che altri soggetti (ad esempio la committenza) abbiano la possibilità di verificare la bontà delle conclusioni riportate nel rapporto conclusivo.

Riferimenti e bibliografia

Linea guida per la conduzione dell’EASW